روش رسیدگی و ثبت صورتجلسه مجمع عمومی عادی شرکتهای سهامی ثبتشده با تابعیت خارجی و ایرانی. (قانون ثبت شرکتها ماده ۱ الی ۱۲ مواد ۷۱ الی ۱۰۶ و ۱۴۴ الی ۱۵۶ قانون تجارت) توسط کارشناسان رسمی دادگستری به شرح ذیل آورده شده است.
ثبت تغییرات شرکتهای خارجی در ایران:
هر شرکت خارجی برای اینکه بتواند بهوسیله شعبه یا نماینده به امور تجاری یا صنعتی یا مالی در ایران مبادرت نماید باید در مملکت اصلی خود شرکت قانونی شناختهشده باشد و در اداره ثبتاسناد تهران به ثبت رسیده باشد (و مؤسسات غیرتجاری)
شرط فعالیت در ایران:
شرکت خارجی وقتی میتواند در ایران فعالیت داشته باشد که از سابق در ایران به ثبت رسیده باشد. هرگونه تغییرات شرکت که در محدوده قانون پیشبینیشده قابل آگهی باشد.
تغییرات و تصمیماتی که میباید به اداره ثبت شرکتها ارائه گردد:
۱- تغییرات:
- الف- نام شرکت
- ب- نوع شرکت
- پ- مرکز اصلی شرکت
- ت- تابعیت شرکت
- ث- مقدار سرمایه شرکت
- ج- هرگونه تغییر در امر صنعتی یا تجاری یا مالی که شرکت در ایران مبادرت میکند
- چ- تغییر در نماینده یا نمایندگان عمده شرکت
- ح- تغییر در نام و آدرس صحیح شخص یا اشخاص که مقیم ایران بوده و برای دریافت کلیه ابلاغات مربوطه به شرکت صلاحیتدارند.
۲- چنانچه شعب جدیدی تأسیس و یا نمایندگان جدیدی تعیین شوند و یا نماینده عمده شرکت در ایران تغییر یابد قائممقام او برای ثبت سمت خود باید اسناد ذیل را به اداره ثبت شرکتها ارائه نماید.
- اظهارنامه به زبان فارسی که مشخصاً امضاء کرده باشند. مواد اختیارنامه مطابق ماده ۷ نظامنامه اجرا قانون ثبت شرکتها.
- کلیه اوراق شرکتهای خارجی که به تفاضل نامهها منضم میگردد باید به فارسی تهیهشده و یا یک ترجمه مصدق به فارسی ضمیمه آن شود.
- ممهور به مهر شرکت ما در کنسولی ایران در همان کشور باشد مهلتهای مقرره برای تقاضای ثبت تغییرات حاصله در شعب یا نمایندگانی که در ایران دارد مانند نماینده عمده شرکت و یا نمایندگان مستقل دیگر شرکت در ایران و همچنین برای تغییر شخص یا اشخاصی که برای دریافت کلیه ابلاغات راجع به شرکت صلاحیتدارند عبارت است از دو ماه از تاریخ تغییر، و برای تغییرات حاصله در خود شرکت، سه ماه از تاریخ تغییر، «اگر مرکز اصلی شرکت در آسیا بهاستثناء شرق اقصی و یا در اروپا و یا در آمریکای شمالی باشد» و چهار ماه مهلت اگر در سایر ممالک باشد، خواهد بود.
چه کسی نماینده عمده یک شرکت خارجی تلقی میشود:
مقصود از نماینده عمده شرکت خارجی که در قانون ثبت شرکتها ذکرشده کسی است که شرکت خارجی به او اختیار لازم داده است و تعهدات او به سمت نمایندگی شرکت بهمنزله تعهدات خود شرکت محسوب میشود.
۳ – تغییرات راجع به نمایندگان شرکت و یا مدیران شعب آن باید به اداره ثبتاسناد کتباً اطلاع داده شود تا وقتیکه این اطلاع داده نشده عملیاتی که نماینده و یا مدیران سابق بنام شرکت انجام داده عملیات شرکت محسوب میشود. مگر آنکه شرکت اطلاع اشخاصی را که به نحوی با شرکت در ارتباط هستند و ادعای حقی مینمایند از تغییر نماینده و یا مدیر خود به ثبوت رساند.
۴ – تغییرات این نوع شرکتها معمولاً در محدوده مجمع عمومی عادی اعم از سالیانه و یا بهطور فوقالعاده و مجمع عمومی فوقالعاده و یا در هیئتمدیره قابلبررسی میباشد.
هر یک از این مجامع وظایفی و اختیاراتی دارند به شرح ذیل بررسی میگردد:
الف- درصورتیکه تصمیمات مجمع عمومی عادی متضمن یکی از امور ذیل باشد یک نسخه از صورتجلسه مجمع باید جهت ثبت به مرجع ثبت شرکتها ارسال گردد.
- انتخاب مدیران بازرس یا بازرسان
- تصویب ترازنامه
- کاهش یا افزایش سرمایه و یا هر نوع تغییر در اساسنامه
- انحلال شرکت و نحوه تصفیه آن
ب- صورتجلسه مجمع عمومی عادی اعم از سالیانه و یا بهطور فوقالعاده:
- الف- مجمع عمومی عادی حداقل سالی یکبار در موقعی که در اساسنامه پیشبینیشده است
- ب- رسیدگی به ترازنامه، حساب سود و زیان سال مالی قبل
- پ- صورت دارائی، مطالبات، دیون شرکت
- ت- صورتجلسه دوره عملکرد سالیانه شرکت
- ث- رسیدگی به گزارش مدیران
- ج- گاهی در خلال سال مالی برای اتخاذ تصمیم درباره اموری که در وظیفه و صلاحیت مجمع عمومی عادی است از قبیل استعفا مدیر یا بازرس دعوت مجمع عمومی عادی بهطور فوقالعاده ضرورت یافته و در این مورد نیز هیئتمدیره همچنین بازرس یا بازرسان شرکت با توجه به ماده ۹۲ مکلف به دعوت مجمع عمومی عادی بهطور فوقالعاده خواهند بود.
وظایف و اختیارات مجمع عمومی عادی
به استناد ماده ۸۶ قانون تجارت اتخاذ تصمیم نسبت به کلیه امور شرکت بهجز آنچه در صلاحیت مجمع عمومی مؤسس و فوقالعاده است با مجمع عمومی عادی شرکت میباشد، ازجمله وظایف و اختیارات این مجمع بهقرار زیر میباشد.
- تصویب ترازنامه و صورتحسابهای شرکت
- انتخاب یا تجدید انتخاب مدیر یا مدیران
- انتخاب و تجدید انتخاب بازرس یا بازرسان
- عزل بازرس بهشرط انتخاب جانشین آنها و بازرس و بازرسان سایر امور مربوط به حسابهای سال مالی تشکیل میشود.
- اتخاذ تصمیم درباره پیشنهادهایی که ممکن است در حدود قانون و اساسنامه شرکت از طرف مدیران و یا بازرسان و صاحبان سهام بشود.
- تعیین روزنامه جهت درج آگهیهای شرکت در سال آینده و سپس مجمع عمومی کلیه تصمیمات خود را طی صورتجلسه به اداره ثبت ارسال مینماید و ممیز ثبت ارسال مینماید و ممیز ثبت شرکتها صورتجلسه را با قانون تجارت تطبیق داده و اقدام به تهیه پیشنویس آگهی مینماید.
موارد موردتوجه:
آیا کلیه صاحبان سهام در جلسه حاضر میباشند یا خیر؟
چنانچه حاضر میباشند اخذ لیست صاحبان سهام حاضر در جلسه که به امضاء کلیه آنها رسیده باشد (رعایت مفاد ماده ۹۹ و ۱۰۰ قانون اصلاح قسمتی از قانون تجارت)
مجامع عمومی توسط هیئترئیسه یا مرکب از رئیس، یک منشی و دو ناظر اداره میشود. درصورتیکه ترتیب دیگری در اساسنامه پیشبینینشده باشد، ریاست مجمع با رئیس هیئتمدیره خواهد بود.
مگر در مواقعی که انتخاب یا عزل بعضی از مدیران یا کلیه آنها جزء دستور جلسه مجمع باشد.
در این صورت رئیس مجمع از بین سهامداران حاضر در جلسه به اکثریت نسبی انتخاب خواهد شد ناظران لزوماً از بین صاحبان سهام انتخاب خواهند شد. ولی منشی جلسه الزامی نیست صاحبسهم باشد (ماده ۱۰۱ قانون تجارت ۹ و طبق ماده ۹۷ قانون تجارت هیئتمدیره را مکلف مینماید که دعوت را از طریق روزنامه کثیرالانتشار که آ گهی مربوط به شرکت در آن نشر میگردد به عملآورند لذا زمانی که مدعی میگردند که کلیه سهامداران در جلسه حاضرند میباید ماده ۹۹ را نیز اجرا نمایند.
اعضاء هیئتمدیره منتخب باید از بین سهامداران باشند.
اخذ مفاصل حساب دارائی محل در خصوص نقلوانتقال سهام و تطبیق لیست قبلی با فعلی، هرگاه رئیس جلسه ناظر یا ناظرین وکالتاً (رسمی یا عادی موردقبول هیئترئیسه) ذیل صورتجلسه را امضاء نمایند، اخذ وکالتنامه از طرف ممیز ضروری به نظر میرسد.
هرچند در سایر موارد اخذ وکالت در شرکتهای سهامی خاص از مواردی است که میباید هیئترئیسه به آن رسیدگی نماید و صرف اعلام هیئترئیسه برای ممیز میتواند کافی باشد.
ولی به نظر میرسد برای حصول اطمینان از اینکه ماده ۱۰۱ بهطور دقیق انجامشده، میباید ممیز و وکالتنامه نظار و رئیس جلسه را اخذ نماید و حدود اختیارات ایشان را در وکالتنامه رسیدگی نماید.
هرچند که مسئولیت هیئترئیسه جهت اخذ لیست بجای خود باقی است قانونگذار پیشبینی نموده است که هرگاه در مجمع عمومی تمام موضوعات مندرج در صورتجلسه منجر به اخذ تصمیم نشود هیئترئیسه مجمع با تصویب مجمع میتواند اعلام تنفس نموده و تاریخ جلسه بعد را که نباید دیرتر از دو هفته باشد تعیین کند.
تمدید جلسه محتاج به دعوت و آگهی مجدد نیست و در جلسات بعد مجمع با همان حدنصاب جلسه اول رسمیت خواهد داشت.
(ماده ۱۰۴ قانون تجارت) البته در این مورد نیز تفسیرها و نظرات مختلف است.
در مورد اینکه… تاریخ جلسه بعد را که نباید دیرتر از دو هفته باشد تعیین و وعدهای را عقیده به راین است که ازنظر قانون دوره تسلسل رد بوده و منظور فقط یکبار جلسه بیشتر از جلسه اولیه بوده که فاصله مدت آن نباید از دو هفته بیشتر باشد.
ولی مخالفین نظر اول استدلال مینمایند که در کلیه امور قانونگذار خود پیشبینی مقطع زمانی را نموده و ضمانت اجرائی بر آن مقرر نموده است.
بهطور مثال هرگاه جلسات تنفس آنقدر ادامه یابد که سال مالی گذشته ولی هنوز بازرس انتخاب نگردیده باشد و یا تصویب تراز نشده باشد بازرس سال بعد، ازلحاظ صدور آگهی نمیتواند گزارش مربوط به تراز سال مالی را ارائه نماید و یا عدم ارائه ترازنامه به دارائی معادل با اخذ جریمههای سنگین بوده و صاحبان سهام را بر آن میدارد که قبل از دیدن موعد مقرر تصمیم مقتضی را گرفته و تصویب ترازنامه را به اداره ثبت شرکتها و دارائی ارائه نماید.
اکثریت لازم جهت تشکیل مجمع عمومی عادی و اتخاذ تصمیمات آن برای تشکیل مجمع عمومی عادی حضور دارندگان حداقل بیش از نصف سهامی که حق رأی دارند ضروری است.
اگر در اولین دعوت حدنصاب حاصل نشده باشد مجمع میباید بار دوم دعوت ای نبار با حضور هر عده از صاحبان سهام که حق رأی دارند رسمیت خواهد داشت و اخذ تصمیم در چنین جلسهای اعتبار قانونی داشته و مشروط بر اینکه در دعوت دوم نتیجه دعوت اول قیدشده باشد (ماده ۸۷ قانون تجارت) لذا در تشکیل این مجامع ممیز موظف میباشد که هرگاه جلسه در نوبت اول تشکیلشده باشد یک روزنامه دعوت اخذ نماید و دقت گردد که آگهی مربوطه در همان روزنامه ایکه سال قبل عنوان روزنامه شرکت انتخابشده درج گردیده باشد ولی هرگاه اخذ تصمیم در جلسه دوم به علت عدم حصول اکثریت صاحبان سهام تشکیل نشود ممیز مکلف به اخذ صورتجلسه منفی و آگهیهای نوبت اول و نوبت دوم میباشد. فاصله بین نشر دعوتنامه مجمع عمومی و تاریخ تشکیل آن حداقل ده روز و حداکثر چهل روز باشد.
البته حدنصاب قانون را ازلحاظ حداقل اساسنامه میتوان بالاتر برده ولی ازلحاظ حداکثر چنین پیشبینی ممکن نمیباشد (ماده ۴۸ قانون تجارت) در چنین مجامعی همیشه تصمیمات به اکثریت نصف بعلاوه یک آراء حاضر در جلسه معتبر میباشد، مگر در موارد انتخاب مدیران و بازرسان که اکثریت نسبی کافی خواهد بود (ماده ۸۸ قانون تجارت)
چه کسی آگهی دعوت را میباید بدهد:
در درجه اول هیئتمدیره این آگهی را باید بدهد چنانچه هیئتمدیره مجمع عمومی عادی سالانه را در موعد مقرر دعوت نکند بازرس یا بازرسان مکلفاند رأساً اقدام به دعوت مجمع مزبور بنمایند.
(ماده ۹۱ قانون تجارت) البته افراد فوقالذکر میتوانند در مواقع مقتضی مجمع عمومی عادی را بهطور فوقالعاده دعوت نمایند.
در این صورت دستور جلسه مجمع باید در آگهی دعوت قید شود. آگهی دعوت در روزنامه را میتوانند دارندگان یکپنجم سهام نیز بدهند. (مفاد ماده ۹۵ قانون تجارت)
در موقع رسیدگی به تصویب ترازنامه ممیز میباید اولاً دقت نماید که سال قبل شرکت، بازرس یا بازرسان خود را جهت رسیدگی به حسابها تعیین نموده باشد.
ثانیاً گزارش بازرس قانونی شرکت اخذ و قرائت گردیده، سپس اقدام به تصویب تراز نموده باشد.
درصورتیکه مجمع عمومی بدون دریافت گزارش بازرس، بر اساس گزارش اشخاصی که برخلاف ماده ۱۴۷ اصلاحی قسمتی از قانون تجارت بهعنوان تعیینشدهاند صورت دارائی و ترازنامه و حساب سود و زیان شرکت را مورد تصویب قرار دهد.
این تصویب بههیچوجه اثر قانونی نداشته و از درجه اعتبار ساقط خواهد بود.
تبصره ماده ۸۹ قانون تجارت (جدید) چنین مقرر میدارد:
قرائت گزارش بازرس یا بازرسان شرکت در مجمع عمومی، اخذ تصمیم نسبت به ترازنامه و حساب سود و زیان سال مالی معتبر نخواهد بود در مورد روزنامه میباید ممیز اولاً دقت نماید که سال قبل روزنامه دعوت انتخابشده باشد، تا روزنامه دعوت سال فعلی موردقبول باشد.
چنانچه آخرین روزنامه انتخابشده در توقیف باشد یا به هر علتی روزنامه انتخابنشده باشد. در این صورت رویه اداره ثبت شرکتها بر آن میباشد، کسانی در قانون میتوانند آگهی دعوت را بدهند که سه بار دریکی از روزنامه رسمی میباید آگهی دعوت را با دستور جلسه داده باشند که یکی از مواد آن نیز انتخاب روزنامه میتواند باشد، بدهد و لااقل یک ماه از تاریخ نشر اولین آگهی گذشته، جلسه را تشکیل دهند.
کارشناس پس از بررسی به موارد مذکور و تطبیق آن با قوانین تجاری پیشنویس آگهی جهت ثبت در دفتر و درج در روزنامه تهیه و نزد رئیس اداره ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری یا مسئول مربوطه ارسال میدارد.
- عنوان: روش رسیدگی و ثبت صورتجلسه مجمع عمومی عادی
- گردآوریشده توسط: کارشناسان رسمی دادگستری
دیدگاهتان را بنویسید