روش رسیدگی و ثبت صورتجلسات هیئتمدیره به کوشش کارشناسان رسمی دادگستری شرح داده شد.
تعاریف مربوط به ثبت صورتجلسات هیئتمدیره
هیئتمدیره:
ماده ۱۰۷ قانون تجارت مقرر میدارد شرکت سهایم بهوسیله هیئتمدیرهای که از بین صاحبان سهام انتخابشده و کلاً یا بعضاً قابل عزل میباشند اداره خواهد شد.
عده اعضای هیئتمدیره در شرکتهای سهامی عام نباید از پنج کمتر باشد (۱۰۷)
در این صورت اولاً مشخص گردد که عضو هیئتمدیره از سهامداران باشد.
در ماده ۳ قانون تجارت بهطور مطلق و بدون اینکه ذکری از شرکت سهامی عام یا خاص بشود قید گردیده «تعداد سهامداران شرکتهای سهامی نباید از ۳ کمتر باشد و در مورد تعداد مدیران سهامی عام ذکر گردیده، که حداقل ۵ نفر مدیر میباید داشته باشد.
به نظر میرسد با تفسیر کلمه هیئتمدیرهای که از بن سهامداران در صدر ماده آمده و حداقل از بین سه نفر شریک فقط ۲ نفر مدیر میتوان تعیین نمود.
مدیران شرکت سهامی همانطور که قبلاً ذکر شد توسط مجمع عمومی مؤسس و مجمع عمومی عادی انتخاب میشوند (۱۰۸) و مدت مدیریت مدیران در اساسنامه معین میشود لیکن این مدت از دو سال تجاوز نخواهد کرد البته انتخاب مجدد مدیران بلامانع میباشد.
پس از انتخاب اعضای هیئتمدیره جلسه هیئتمدیره با حضور کلیه اعضای هیئتمدیره جلسه هیئتمدیره با حضور کلیه اعضای هیئتمدیره و یا اکثریت آنها تشکیل میگردد و تعیین سمت مینمایند و مدیران میباید حق امضاء را مشخص نموده صورتجلسات هیئتمدیره را تنظیم و لااقل به امضاء اکثریت مدیران حاضر در جلسه رسیده باشد در صورتجلسات هیئتمدیره نام مدیرانی که حضور دارند و خلاصهای از مذاکرات و تصمیمات متخذه در جلسه با قید تاریخ دران قید میگردد.
هر یک از مدیران به تمام یا بعضی از تصمیمات مندرج در صورتجلسات هیئتمدیره جهت صدور آگهی به اداره ثبت شرکتها تسلیم گردد.
شخص حقوقی که در مجمع بهعنوان مدیر انتخابشده است، بلافاصله باید یک نفر را به نمایندگی دائمی خود جهت انجام وظایف مدیریت معرفی نماید.
البته شخص حقوقی جزء هیئتمدیره میتواند نماینده خود را عزل نماید بهشرط اینکه جانشین او را کتباً به شرکت معرفی نماید، وگرنه غایب محسوب میگردد.
هیئتمدیره بلافاصله مراتب را میباید به اداره ثبت شرکتها اعلام نماید زیرا که همیشه شخص حقوقی بهوسیله نمایندهاش در آگهی معرفی میگردد، تا زمانی که نماینده جدیدی به این اداره معرفی نگردیده عملیات نماینده قبلی نسبت به اشخاص ثالث معتبر است.
تبصره ۱ ماده ۱۱۹ مقرر میدارد:
ازنظر اجرای این ماده شخص حقیقی که بهعنوان نماینده شخصی حقوقی عضو هیئتمدیره معرفیشده باشد، در حکم عضو هیئتمدیره تلقی خواهد شد.
قابلتوجه میباشد در صورت انقضاء مدت مأموریت مدیران، وقتی جانشین آنها انتخابنشده مدیران سابق کماکان مسئول امور شرکت و اداره آن خواهند بود.
این حکم و جواز ادامه اختیارات مدیران تا تعیین یا تجدید انتخاب مدیران با اختیار یکه در ماده ۱۳۶ قانون تجارت برای اشخاص ذینفع پیشبینی گردیده، در صورت امتناع مدیران از دعوت مجمع عمومی از طریق ثبت شرکتها اقدام به دعوت و انتخاب مدیر نمایند، البته شکل زیادی را توانسته حل نماید.
ترتیب دعوت و تشکیل صورتجلسات هیئتمدیره را اساسنامه تعیین نموده ولی درهرحال عدهای از مدیران که اقلاً یکسوم اعضاء هیئتمدیره را تشکیل میدهند درصورتیکه از تاریخ تشکیل آخرین جلسه هیئتمدیره حداقل یک ماه گذشته باشد با ذکر دستور صورتجلسات هیئتمدیره را دعوت نمایند.
تصمیماتی که در صورتجلسات هیئتمدیره گرفته میشود، جز درباره موضوعاتی که بهموجب مقررات قانون تجارت اخذ تصمیم و اقدام درباره آنها در صلاحیت مجامع عمومی است، مدیران شرکت دارای کلیه اختیارات لازم برای اداره امور شرکت میباشند.
مشروط بر اینکه تصمیمات و اقدامات آنها در حدود موضوع شرکت باشد.
محدود کردن اختیارات مدیران در اساسنامه، یا بهموجب تصمیمات مجامع عمومی که ازلحاظ روابط بین مدیران و صاحبان سهام معتبر بوده و در مقابل اشخاص ثالث باطل و کان لم یکن است (ماده ۱۱۸ ق.ت) هیئتمدیره در اولین جلسه خود از بین اعضای هیئت یک رئیس و یک نایبرئیس که باید شخص حقیقی باشند برای هیئتمدیره تعیین مینماید. مدت ریاست رئیس و نیابت نایبرئیس، هیئتمدیره بیش از مدت عضویت آنها در هیئتمدیره نخواهد بود.
البته هیئتمدیره در هر موقع میتواند رئیس و نایبرئیس هیئتمدیره را از سمتهای مذکور عزل نماید.
هر ترتیب خلافی مقرر گردد ازنظر قانون کان لم یکن خواهد بود.
قابلتوجه میباشد در جلسه هیئتمدیره نمیتوان یک نفر را همزمان به سمت رئیس هیئتمدیره و مدیرعامل انتخاب نمود.
مگر اینکه در مجمع عمومی مسئله مطرح و با تصویب سهچهارم آراء حاضر در مجمع عمومی میتوان در جلسه هیئتمدیره چنین سمتهایی همزمان به یک نفر داده شود (۱۲۴)
مدیرعامل شرکت سهامی درصورتیکه در اساسنامه منع نشده باشد، میتوان خارج از اعضاء هیئتمدیره نیز انتخاب کرد.
رئیس هیئتمدیره و مدیرعامل میباید اشخاص حقیقی باشند.
مدیرعامل شرکت در مورد اختیاراتی که توسط هیئتمدیره به او تفویض شده است نماینده شرکت محسوب و از طرف شرکت حق امضاء دارد. (۱۲۵)
ضمناً مدیران و مدیرعامل شرکت نمیتوانند به سمت بازرس شرکت نیز انتخاب گردند (۱۴۷).
نام و مشخصات و حدود اختیارات مدیرعامل:
در حدود اختیارات به مدیرعامل، باید با ارسال نسخهای از صورتجلسات هیئتمدیره مبنی بر انتخاب او به مرجع ثبت شرکتها اعلام و پس از ثبت در روزنامه رسمی آگهی گردد. هرگاه در اساسنامه قید گردد، تغییر محل شرکت و یا تأسیس شعبه از وظایف هیئتمدیره میباشد، هیئتمدیره میتواند رأساً اقدام به عمل فوق نماید و همچنین هرگاه مجمع عمومی به هیئتمدیره اجازه دهد، که افزایش سرمایه تصویبشده در مجمع را عملی نماید.
هیئتمدیره میباید ظرف مدتی که از پنج سال تجاوز ننماید سرمایه شرکت را تا میزان مبلغ معینی به یکی از طرق مذکور در قانون تجارت افزایش دهد (ماده ۱۶۲ ق.ت) ولی قانونگذار هیئتمدیره را درهرحال مکلف مینماید، که هر نوبت پس زا عملی ساختن افزایش سرمایه حداکثر ظرف یک ماه مراتب را ضمن اصلاح اساسنامه در قسمت مربوط به ثبتشده شرکت به مرجع ثبت شرکتها اعلام نماید تا پس از ثبت جهت اطلاع عموم آگهی شود (ماده ۱۶۳)
البته قابل تذکر میباشد اساسنامه شرکت نمیتواند متضمن اختیار افزایش سرمایه برای هیئتمدیره باشد.
وظایف مدیران شرکت علاوه بر وظایفی که در اساسنامه و قانون تجارت مقرر گردیده اداره امور شرکت و دعوت اعضاء هیئتمدیره و مجامع عمومی را نیز بر عهدهدارند و علاوه بریان، بعضی از وظایف آنان بهقرار ذیل میباشد:
- تنظیم خلاصه صورت دارائی و قروض شرکت و تسلیم آن به بازرسان، لااقل هر شش ماه یکبار (ماده ۱۳۷)
- دعوت مجمع عمومی سالانه برای تصویب عملیات سال مالی قبل و تصویب ترازنامه و حساب سود و زیان شرکت ظرف مدت مقرر در اساسنامه (۱۳۸)
- کنار گذاشتن یکبیستم از سود خالص شرکت همهساله بهعنوان اندوخته قانونی تا زمانی که این اندوخته به یکدهم سرمایه شرکت برسد. (۱۴۰)
- تقسیم سود خالص از تاریخ اتخاذ مجمع عمومی تا ۸ ماه بین صاحبان سهام (ماده ۲۴۰).
پس از انقضای سال مالی صورت دارائی و دیون شرکت را در پایان سال، همچنین ترازنامه، حساب عملکرد و حساب سود و زیان شرکت را بهضمیمه گزارشی درباره فعالیت و وضع عمومی شرکت طی سال مالی مزبور تنظیم نماید.
ضمناً اسناد مذکور باید اقلاً بیست روز قبل از تاریخ مجمع عمومی عادی سالانه در اختیار بازرسان گذاشته شود (ماده ۲۳۲)
جلب نظر حسابداران رسمی در خصوص حساب سود و زیان و ترازنامه سالانه شرکت و گواهی صحت دفاتر، اسناد، صورتحسابها، ترازنامه شرکت و ضمیمه نمودن گزارش حسابدار رسمی به ترازنامه و تسلیم آن به مجمع عمومی سالانه.
در صورت از بین رفتن حداقل نصف سرمایه شرکت در اثر زیانهای وارده از مجمع عمومی جهت اخذ تصمیم درباره انحلال یا بقاء شرکت دعوت به عمل آورد (۱۴۱).
متن فوق شرحی بود بر چگونگی ثبت صورتجلسات هیئتمدیره که به نگارش کارشناسان رسمی دادگستری درآمد.
