روش عملیات در دفتر اندیکاتور یکی از مهمترین موضوعهایی است که در ثبت شرکتها باید آموزش داده شود. از همین حیث کارشناسان رسمی دادگستری در این مطلب به توضیح کامل این موضوع پرداختند.
اقدامهای اساسی درروش عملیات در دفتر اندیکاتور به شرح زیر است:
- وصول نامه
- ارجاع آن به کارشناس
- وارد نمودن در دفتر اندیکاتور
- زدن شماره ثبت
- پیوست بایگانی
- تقسیم به کارشناس مربوط
- تهیه جواب
- ماشین شدن نامه
- صادر کردن نامه
- پخش کردن به ادارات مربوطه و هر اقدام اساسی فوق اقدامهای جزئی ذیل را میپذیرد.
نامههایی که به اداره وارد میشود. بر دو قسم است:
- نامههایی که راجع به شرکتهاست
- نامههایی که راجع به پرسنل اداری است
نامههایی که راجع به شرکتهاست.
از (شعبههای سازمان تأمین اجتماعی– شعبههای دادگاه- وزارتخانهها و غیره) ارسال میگردد.
بعد از وصول نامهها را تفکیک میکنیم. اگر استعلام نامهها را در پوشه اجرائی گذاشته و پیش مسئول مربوطه میفرستیم که بعد از ارجاع زدن، نامهها دوباره برمیگردد.
نامهها بعد از ارجاع مهر ورود اداره را خورده و با عملیات در دفتر اندیکاتور واردشده اگر نامه شماره ثبت شرکت را نداشته باشد به قسمت تعیین نام فرستاده میشود که بعد از شماره ثبت زدن به بایگانی فرستاده میشود.
در بایگانی پرونده مربوط را ضمیمه نزد کارشناس مربوطه برده میشود.
کارشناس مربوط بعد از جواب دادن به آن نامه برای امضاء شدن نزد رئیس اداره آورده میشود بعد از امضاء مراحل ماشین شدن و امضاء دوباره و سپس به دفتر اداره وارد میشود.
در دفتر نامه را باید بخوانیم آیا فتوکپی پیوست درد یا نه اگر لازم است دوباره به بایگانی فرستاده میشود برای تهیه فتوکپی و اگر لازم نداشت شماره وارده را همراه با کد اداره و تاریخ روز درروی نامه میزنیم نامه را از پرونده جدا کرده پرونده به بایگانی فرستاده میشود و در آنجا بایگانی میشود نامه در جلوی شماره وارده با عملیات در دفتر اندیکاتور صادر میشود.
اگر لازم بود آدرس محلی را که نامه باید به آنجا فرستاده شود ذکر میکنیم نامه مهر اداره را میخورد و کلیه نامهها که در طی یک روز این مراحل را طی کرد تفکیک میکنیم:
- یک سری نامهها در دفتر ارسال و مراسلات نوشته و توسط نامهرسان توزیع میشود.
- یک سری نامهها که در پاکت گذاشته میشود درروی پاکت شماره و تاریخنامه دوباره ذکر میشود و آدرس را نیز مینویسیم این نوع نامهها را در کاغذی نوشته رسیدی دریافت میکنیم.
- یک سری نامههای اداری است که خود اعضای شرکت ثبتشده مراجعه میکند.
فعلاً گواهی برای شرکت و غیره که دوباره همین مراحل را طی میکند و این بار جواب توسط مراجعهکننده برده میشود و یک نوع تغییرات شرکتها که شرکت فوق پس از آوردن صورتجلسه و گرفتن رسید از اداره میرود.
این صورتجلسهها دوباره با عملیات در دفتر اندیکاتور واردشده و پس از طی کردن مراحل اداری و رفتن آن نزد کارشناس مربوط و رسیدگی اگر صورتجلسه صحیح بود آگهی نوشته میشود اگر ایراد داشت نامه نوشتهشده و دوباره این نامه مراحل اداری را طی میکند تا به دست ذینفع برسد.
یک سری هم نامههایی هست که این اداره و از سازمانها و وزارتخانهها تقاضای استعلام میکند که این نوع نامهها دیگر شماره وارد ندارد و آزاد صادر میشوند و به طریق نامههای دیگر مراحل ارسال را طی میکنند.
نامههایی که نیز که آگهی آنها بعدازاینکه در روزنامه رسمی چاپشده و به دست ذینفع رسید ذینفع متوجه میشود که در چاپ آگهی اشتباه رخداده است و ذینفع به این اداره مراجعه میکند و درخواستی مبنی بر اینکه در چاپ آگهی اشتباه رخداده دوباره این نامه بعد از ارجاع و وارد شدن در دفتر و طی کردن مراحل اداری دوباره صادر و به روزنامه رسمی فرستاده میشود.
روش عملیات در دفتر اندیکاتور که لازمه ثبتاسناد شرکتهاست توسط کارشناسان رسمی دادگستری شرح داده شد.
