روش پلمپ دفاتر تجارتی موضوع مطلب ذیل است که کارشناسان رسمی دادگستری به بررسی آن پرداخته‌اند.
مقدمه روش پلمپ دفاتر تجارتی
هر تاجر به‌استثنای کسبه جزء مکلف است دفاتر ذیل که شامل:
- دفتر روزنامه
- دفتر کل
- دفتر دارائی پلمپ نماید.
- دفتر روزنامه دفتر است که اجر همه‌روزه مطالبات و دیون و دادوستد تجارتی خود و به‌طورکلی جمیع واردات و صادرات تجارتی به هر اسم‌ورسمی که باشد در آن دفتر ثبت نماید.
- دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته‌ای یک‌مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلفِ آن را تشخیص و جدا کرده و هر نوعی را در صفحه مخصوص در آن دفتر به‌طور خلاصه ثبت کند.
- دفتر دارائی دفتری است که تاجر باید هرسال صورت جامعی از کلیه دارائی منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته را به ریز ترتیب داده و در دفتر ثبت و امضاء نماید.
هر شرکتی یا مؤسسه‌ای یا شرکت تعاونی اعم از تعاونی مصرف یا مسکن باشد در ادارات ثبت به ثبت می‌رسد مکلف است اقدام به گرفتن دفتر پلمپ شده نماید. (طبق ماده ۶ قانون دفاتر تجارتی)
کلیه بانک‌ها برای عملیات سالیانه خود دفتر روزنامه و کل و دارایی دریافت می‌کنند باید به ترتیب تاریخ در صفحات کلیه صادرات و واردات نوشته شود. تراشیدن و حک کردن و همچنین جای سفید گذاشتن و یا بین سطور نوشتن ممنوع است و باید تمام آن دفاتر پس از ختم هرسالی لااقل تا ۱۰ سال نگهداری می‌شود.
بر طبق ماده ۱۳ قانون دفاتر تجارتی ارباب‌رجوعی که جهت پلمپ دفاتر قانونی خود به ادارات ثبت مراجعه می‌کند، باید اول ورقه اظهارنامه پلمپ دفتر تجارتی که در قسمت فروش اوراق بهادار هست با ذکر اینکه تعداد دفاتر چند جلد هست تهیه کند.
ورقه اظهارنامه را باید مدیر شرکت یا مؤسسه یا بازرگان شخصاً تکمیل و ممهور به مهر شرکت با قید شماره ثبت شرکت یا مؤسسه در ورقه منعکس شود مگر شرکت یا مؤسسه که هنوز مهر تهیه نکرده است این است که همه شرکت‌ها به‌مجرد به ثبت رساندن شرکت یا مؤسسه خویش اقدام به پلمپ دفاتر می‌کند ولی شماره ثبت حتماً باید در ورقه اظهارنامه پلمپ دفتر حتماً منعکس شود و همچنین باید کلیه مشخصات مدیرعامل شرکت یا بازرگان و آدرس شرکت یا محل تجارت بازرگان در ورقه نوشته شود.
اگر مراجعه‌کننده نماینده یا بازرگان باشد باید در پائین ورقه مشخصات کامل وی ذکر شود و کارت شناسایی هم همراه داشته باشد.
مراجعه‌کننده که دفتر را تهیه و قیطان کشی کرده و اوراق مربوط که همان اظهارنامه پلمپ دفاتر تجارتی است تکمیل نموده و به اداره ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیر تجارتی قسمت پلمپ دفاتر تجارتی مراجعه می‌کند.
- الف- دفاتر را به متصدی مربوطه تحویل می‌دهد که این دفاتر باید دارای نمره ترتیبی و قیطان کشیده باشد.
- ب- متصدی مربوطه اظهارنامه پلمپ دفاتر را که تکمیل‌شده و به امضاء و مهر شرکت ممهور گردیده از آورنده تحویل و تعداد صفحات دفتر روزنامه و کل دارائی را در آن می‌نویسد و اگر تعداد دفاتر زیادتر از کل و ۱ روزنامه باشد حتماً با حرف درشت در بالای ورقه اظهارنامه نوشته می‌شود شماره آخرین صفحه هر دفتر به‌طور مثال ۱۰۰ جلد دفتر روزنامه ۱۹۹ صفحه و یک‌صد جلد دفتر کل ۲۰۰ صفحه دوبل و یا اگر تمام صفحات شماره‌گذاری نشده باشد بدین طریق نوشته می‌شود یک‌صد جلد دفتر روزنامه دوبل ۳ نیم برگی و بعد دفتر را ارباب‌رجوع به قسمت حسابداری برده که آنجا از روی نوشته‌ای که در بالای ورقه است و تعداد دفاتر و صفحات دفاتر منعکس‌شده حسابدار فیش را می‌نویسد و به آورنده می‌دهد که بانک ملی (نزدیک‌ترین شعبه) بپردازد و فیش مربوطه را تحویل حسابدار بدهد و اظهارنامه پلمپ دفتر که مهر حسابداری را با قید تاریخ و پول پرداخت‌شده در آن نوشته‌شده به متقاضی می‌دهد دو نسخه فیش بانکی هم یک نسخه نزد حسابدار نگهداری می‌شود و نسخه دیگر به مراجعه‌کننده تحویل می‌شود.
حال ارباب‌رجوع دفاترش کامل بوده و اظهارنامه پلمپ دفاتر تجارتی را تکمیل کرده و حق الثبت آن را پرداخته به متصدی مربوطه برای پلمپ دفاترش مراجعه می‌کند.
متصدی مکلف است صفحات دفتر را شمرده در صفحه اول و آخر هر دفتر مجموع عدد صفحات آن را با ذکر نام صاحب دفتر در دو طرف قیطان با مهر سربی که سازمان اسناد و املاک برای این مقصود تهیه‌کرده و یک‌طرف سرب شکن اسم اداره ثبت حک‌شده منگنه کند (بر طبق ماده ۱۲ قانون تجارتی) و باید توجه شود قیطان دفتر به‌اندازه کافی دوام داشته باشد که باعث ناراحتی بعدی مراجعه‌کننده نشود.
آخرین مرحله اقدام برای امضاء دفاتر نزد مسئول پلمپ دفاتر آورده می‌شود.
شخص مسئول موظف است دقت زیادی در اینکه اولاً ورقه اظهارنامه صحیح تکمیل‌شده باشد، تمام دفاتر با خط خوانا (اسم- شماره دفتر- تاریخ روز) نوشته‌شده باشد.
از همه مهم‌تر دفاتر می‌باید سفید باشد و وقتی‌که از همه لحاظ کنترل نمود با قید تاریخ که هم با حروف و هم با اعداد باشد امضاء کند.
روش پلمپ دفاتر تجارتی توسط کارشناسان رسمی دادگستری به طور کامل شرح داده شد. شما می توانید سوالات خود را در این زمینه با کارشناسان رسمی دادگستری در میان بگذارید.
